Radicar un documento de salida como anexo a un documento de Entrada (padre).

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Si tiene en su poder un documento cuyo trámite requiere la generación de otro (una respuesta a oficio, un requerimiento de información, una remisión de información ó cualquier otro tipo de documento) que deba ser radicado como de salida, deberá seguir las indicaciones relacionadas a continuación:

1. Elabore y guarde el documento que va a radicar.

   ¿Cómo elaboro un documento que va a ser radicado como de salida?

2. Ubíquese en la carpeta (predeterminada ó personal) en la cual se encuentra el documento a tramitar.

3. Haga click sobre el vínculo de "Fecha de radicado" del documento que desea gestionar para ingresar a la vista de información general del documento.

Adicionalmente al análisis que haga al documento para determinar la gestión que se debe realizar, es necesario verificar que la información mínima necesaria para poder registrar un envío de correspondencia como Nombres y Apellidos de un remitente o el nombre de la ESP y sus respectivas direcciones, Departamentos y Municipios se encuentren correctamente registrados. De no encontrarse correcta la información deberá modificar el registro.

¿Cómo modifico un registro incompleto o con errores?

 

4. Haga click sobre la pestaña "Documentos".

5. En la vista "Documentos" encontrará un vínculo llamado "Anexar Archivo" el cual lo lleva a una ventana en la cual deberá:

1. Seleccionar el destinatario al cual va dirigido el comunicado.
2. Seleccionar de una lista desplegable la opción "word".
3. Marcar la caja de chequeo que indica que el documento que va a anexar requiere ser radicado como de salida.
4. Escribir una breve referencia que describa el documento que va a anexar.
5. Adjuntar el documento que ya ha preparado y que va a anexar para su respectiva radicación.

 

6. Al hacer click sobre el botón "ACTUALIZAR" el archivo será anexado y la ventana mostrará un aviso que indica que se llevó a cabo la operación con éxito. Haga click sobre el botón "cerrar" y saldrá de esta ventana.

7. La vista “Documentos” mostrará entonces el registro correspondiente al documento que ha anexado.

   
   

   ¿Qué significa la información que aparece en esta vista?

   Desde esta vista, además de anexar otros documentos usted puede:

   
   Modificar el documento.

   
   Generar copias del documento que se va a radicar como de salida.

   
   Anexar otros documentos.

   .
   Enviar documento al Jefe para su Vo.Bo.

   .
   Mover documento a otra carpeta.

   .
   Reasignar documento a otro funcionario de su grupo.

   
   Reasignar documento a un Jefe de Grupo ó de Área. (opción sólo para Jefes de Grupo / Área)

    

    

8. Si ya ha revisado el documento y está satisfecho con el contenido haga click sobre el vínculo "Radicar" (este vínculo sólo aparecerá a aquellos usuarios que tengan este permiso). El sistema le preguntará si desea utilizar uno de los números del consecutivo asignado a su dependencia para radicar de salida. Si está seguro de hacerlo haga click sobre el botón "Aceptar" de lo contrario haga click sobre el botón "Cancelar" para volver a la forma anterior.

9. Si seleccionó la opción “Aceptar”, el sistema mostrará una pantalla en la cual aparece el número de radicado que le ha sido asignado al documento. Además por medio del vínculo “Ver Archivo” usted podrá ver el documento final que será impreso.

10. Haga click en el botón “Atrás” del explorador para regresar a la vista de “Documentos”. Ahora ya puede imprimir el documento, marcarlo como impreso y remitirlo a correspondencia para su correspondiente envío. Recuerde que si no lo marca como impreso, en la Oficina de Correspondencia no podrán realizar el proceso de envío.

    ¿Cómo se marca como impreso un documento radicado como de salida?

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